Yeni İşe Başlayanlar için Oryantasyon Rehberi

Oryantasyon, yeni bir işe başlayan çalışanların, stajyerin veya herhangi bir organizasyona geçici süreliğine de olsa katılan bireylerin bulundukları ortama uyum sağlamalarını kolaylaştırmak amacıyla düzenlenen bir süreçtir. Bu süreç, bireylerin yeni ortamlarına daha hızlı adapte olmalarını, işleyişi anlamalarını ve verimli bir şekilde çalışmaya başlamalarını hedefler. 

Oryantasyon, sadece yeni başlayanların adaptasyon süreci için değil aynı zamanda organizasyonun genel verimliliği ve uyumu için de büyük önem taşır.

Oryantasyonun Amacı ve Faydaları

Oryantasyonun temel amacı yeni katılan bireylerin organizasyonun kültürünü, değerlerini, politikalarını ve işleyişini anlamalarını sağlamaktır. Bu süreç, bireylerin kendilerini daha güvende hissetmelerine ve yeni ortamlarına daha hızlı adapte olmalarına yardımcı olur. Ayrıca, oryantasyon sayesinde yeni çalışanlar iş arkadaşları ve yöneticileriyle daha hızlı tanışarak kısa sürede sosyal bağlarını güçlendirme olanağı bulabilirler.

Oryantasyonun bunun dışındaki faydaları arasında çalışanların motivasyonunun artması ve iş tatmininin sağlanması yer alır. Yeni çalışanlar, işlerini ve sorumluluklarını daha iyi anladıklarında hiç şüphe yok ki daha verimli ve etkili bir şekilde çalışabilirler. Bu da organizasyonun genel performansını olumlu yönde etkileyen bir faktördür. İyi tasarlanmış ve uygulanmış bir oryantasyon süreci çalışan bağlılığı konusunda olumlu yönde artış yaşanmasını  sağlayarak, işten ayrılma oranlarını da düşürebilir.

Oryantasyonun bir diğer önemli faydası ise çalışanların eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bu ihtiyaçlara yönelik eğitim programlarının düzenlenmesidir. Böylece çalışanlar eksik oldukları konularda kendilerini geliştirme fırsatı bulabilir. 

Oryantasyonun Önemi

İyi geliştirilmiş ve nitelikli bir şekilde uygulanmış bir oryantasyon sürecinin hem çalışanlar hem de işletmeler açısından farklı etkileri olur. Bu etkiler, oryantasyonun önemini ortaya koyar.

• Öncelikle, oryantasyon sayesinde yeni çalışanlar organizasyona daha kolay uyum sağlayabilir. Böylece kısa sürede verimlilik artışı söz konusu olur ve personel değişiminden dolayı iş süreçlerinin aksama ihtimali ortadan kalkar.
• Oryantasyon, şirketlerin mevcut süreçlerini de kendi içlerinde test etme fırsatı bulduğu bir süreçtir. Dolayısıyla işletme körlüğünü ortadan kaldırarak şirket işleyişini revize etme olanağı tanır.
• İşletmelerin bir şirket kültürü inşa etmesine yardımcı olur. Kalıcı bir akış ve iş bölümü geliştirilerek mevcut sürece yeni dahil olan kişilerin kolayca sürecin bir parçası olması sağlanır.

Oryantasyon Süreci Nedir?

Oryantasyon süreci, yeni çalışanların organizasyona uyum sağlamalarını kolaylaştırmak amacıyla düzenlenen bir dizi etkinlik ve eğitimden oluşan zaman dilimidir. Bu süreç, genellikle yeni çalışanların işe başladıkları ilk günlerde uygulanır ve onların organizasyonun işleyişini, kültürünü ve değerlerini anlamalarına yardımcı olur. Oryantasyon sürecinde çalışanların dahil olduğu oryantasyon programı, onların işlerini daha iyi yapmalarını ve organizasyona daha hızlı adapte olmalarını sağlar.

Oryantasyon Programı Nedir?

Oryantasyon programı, yeni çalışanların organizasyona uyum sağlamalarını kolaylaştırmak amacıyla düzenlenen bir dizi etkinlik ve eğitimdir. Bu program, genellikle yeni çalışanların işe başladıkları ilk günlerde uygulanır ve onların organizasyonun işleyişini, kültürünü ve değerlerini anlamalarına yardımcı olur. Oryantasyon programı, çalışanların işlerini daha iyi yapmalarını ve organizasyona daha hızlı adapte olmalarını hedefler.

Oryantasyon programı, genellikle birkaç aşamadan oluşur. 

• İlk aşamada yeni çalışanlara organizasyonun genel yapısı, misyonu, vizyonu ve değerleri hakkında bilgi verilir. Bu evrede çalışanlar organizasyonun tarihçesi, başarıları ve gelecekteki hedefleri hakkında da bilgilendirilirler. Bu sayede çalışanlar organizasyonun neyi amaçladığını ve nasıl çalıştığını daha iyi anlarlar.
• İkinci aşamada yeni çalışanlara öncelikle iş güvenliği ve sağlık konularında eğitim verilir. Bu eğitim, çalışanların işyerinde güvenli ve sağlıklı bir şekilde çalışmaları için gerekli bilgileri edinmelerini sağlar. İş güvenliği ve sağlık konularında bilinçlenmeleri; iş kazalarının ve sağlık sorunlarının önlenmesini sağlar.
• Üçüncü aşamada yeni çalışanlara iş arkadaşları ve yöneticileri ile tanışma fırsatı verilir. Bu aşamada çalışanlar iş arkadaşları ile sosyal bağlarını güçlendirirler ve işbirliği yapma becerilerini geliştirirler. Yöneticileri ile tanışarak, onlardan işleyişe ve kendilerinden beklenenlere dair geri bildirim alabilirler. Bu da çalışanların işlerini daha iyi yapmalarına ve organizasyona daha da hızlı adapte olmalarına yardımcı olur.
• Son aşamada, yeni çalışanlara işlerini nasıl yapacakları konusunda bilgiler verilir. Bu evredeki iş aktarımı ne kadar sağlıklı ve eksiksiz olursa; çalışanların işe hızlıca adapte olması ve işleyişe dahil olması da kolaylaşır.

Oryantasyonda Neler Yapılır?

Oryantasyon sürecinde yeni çalışanların organizasyona uyum sağlamalarını kolaylaştırmak amacıyla çeşitli etkinlikler ve eğitimler düzenlenir. Bu etkinlikler ve eğitimler çalışanların organizasyonun işleyişini, kültürünü ve değerlerini anlamalarına yardımcı olur. 

İlk olarak şirketin mevcut yapısını anlatan bir sunum gerçekleştirilmelidir. Bu sunumda fazla sıkıcı ve detaylarda boğucu olmamak kaydıyla şirketin ilk kuruluşundan günümüze dek geldiği aşamalar, varsa şirket yapısındaki köklü değişimler, sektördeki durumu gibi bilgiler iletilmelidir.

Ardından, anlaşmalı iş sağlığı ve güvenliği kurumunun da dahil olduğu bir eğitim süreci işlemelidir. Bu süreçte, şirketin bulunduğu sektörel gereksinimler ve şirket binasından doğan iş sağlığı ve güvenliği kriterlerine dair yeni çalışanlar eksiksiz bir şekilde bilgilendirilmelidir.

Sonraki aşamada departmanlar ve birimler üzerinden işleyen bir tanışma bölümü olmalıdır. Bu bölümde her departmanın tam olarak ne yaptığı, departmanda çalışan kişilerin hangi işlerden sorumlu olduğu ve yeni başlayan kişinin şirketteki diğer çalışanlarla tam olarak hangi noktalarda dirsek teması kurması gerektiği açık ve net biçimde paylaşılmalıdır.

En son evrede ise yeni çalışana işine dair detaylı brief aktarılmalı, şirketteki işleyişe dahil olduğu konum itibarıyla kendisinden tam olarak ne veya nelerin beklendiği iletilmelidir. Bu süreçte kullanacağı cihazlar tam olarak tanıtılmalı, hangi departmanlarla ne ölçüde işbirliği yapabileceği bir kez daha kendisiyle paylaşılmalıdır.

Oryantasyon Programı Nasıl Hazırlanır?

Oryantasyon programı hazırlarken, öncelikle organizasyonun ihtiyaçları ve hedefleri göz önünde bulundurulmalıdır. Programın öncelikli amacı yeni çalışanların organizasyona uyum sağlamalarını kolaylaştırmak ve onların işlerini daha iyi yapmalarını sağlamaktır. Bu nedenle programın içeriği ve süresi, organizasyonun ihtiyaçları ve hedeflerine uygun olarak belirlenmelidir.

Ardından, programın hedefleri doğru tespit edilmelidir. Çalışanın, işletmeye dahil olduğu nokta itibarıyla ihtiyaç duyduğu bütün donelerin kendisine sunulacağı bir program geliştirilmelidir. 

Oryantasyon programı hazırlarken programın uygulanacağı yer ve zaman da belirlenmelidir. Programın uygulanacağı yer, genellikle organizasyonun kendi binası veya eğitim salonları olabilir. Programın uygulanacağı zaman ise yeni çalışanların işe başladıkları ilk günler olmalıdır. Bu sayede, çalışanlar işe başladıkları ilk günlerde organizasyona uyum sağlamaya başlayacaktır.

Son olarak, oryantasyon programı hazırlarken, programın değerlendirilmesi ve geri bildirim alınması da planlanmalıdır. Programın değerlendirilmesi, programın etkinliğini ve verimliliğini ölçmek amacıyla yapılır. Geri bildirim ise yeni çalışanların program hakkındaki görüşlerini ve önerilerini almak amacıyla yapılır. Bu sayede, programın eksiklikleri ve geliştirilmesi gereken yönleri belirlenir ve gelecekteki programlar daha etkili ve verimli hâle getirilebilir.

Oryantasyon süreci başta olmak üzere, işletmelerde çalışanları ilgilendiren her şey için temelde bir çalışanın yaşam döngüsü hakkında bilgi sahibi olmak gerekiyor. Bu konuya dair Türkiye Çalışan Deneyimi Topluluğu Kurucu Başkanı Orçun İrfan’ın hazırladığı detaylı rehberin, bütün İK profesyonelleri için önemli olduğuna inanıyoruz: “Çalışan Yaşam Döngüsü”